文档修订控制第 4 部分：创作流程和技巧
Date: 2020-09-17 15:32:17Source: 志远翻译
文件翻译
在我的文档修订控制博客文章系列的这一部分，我将描述在整个创作过程中关于修订控制需要考虑的一些事情。我还会给您一些关于版本控制和记录您的策略与程序的额外提示。
在整个创作过程中管理修订控制
在之前的博客文章中，我谈到了版本控制的要素，例如管理文档版本、创建标准文件夹目录结构、跟踪版本之间的变化以及建立零件号和文件命名约定。以下的内容可以让您一瞥如何在整个创作过程中实施这些准则。
启动新项目
如果您要创建新文档或修改现有文档，请遵循您建立的文档部分命名规则和文件命名规则。您还需要设置好文件夹目录结构。
在审核周期中管理文档
在审阅周期中，您不希望审阅者认为文档是最终草稿，并将其保存下来以供重用。为了防止这种情况发生，您需要在文档上创建某种明显的标识符，以反映这份文档是草稿。您可以使用 Adobe Acrobat 添加水印或图章。您也可以使用您的写作工具提供的任何功能。
对于评审者来说，了解修订之间的变化是很有帮助的，这样他们就知道应该关注什么，尤其是如果是一份很长的技术性文档。
您应该在审阅周期内为文档建立一个命名系统，尤其是如果您通常有多个审阅周期。这个步骤很简单，比如可以在文件名中添加 V1、V2 这样或者 1、2、3 等文件版本号。例如：
ABC_ 快速入门 _ 英语 _10036_V1
您还应当创建一个文件目录文件夹来存储草稿。
最终确定并发布文档
确定谁负责保存最终文件以及文件应存放在哪里，并遵循标准章节号和文件命名系统。您还要决定如何处理草稿。
其他人可能需要将文档上传到网站、打印或通过配置管理发布。如果是这样，请确保您与这些人员建立了一个流程，这样在其他文件夹或其他地方就不会有多个版本的文档可用。考虑创建一个核对表，包括所有过程和步骤。
打印纸质副本
如果您为内部团队（如客户服务团队）打印纸质副本，请记录它们所在的位置，并建立一个流程，以便在发布新版本或新文档时更新它们。
提供沟通计划
创建内部和外部沟通计划，让您的客户知道文档已经更新或创建出来了。如果合适的话，对于修订版，要说明有什么变化。
遵循翻译文件的标准程序
如果您翻译文档，请使用文件命名系统并确定主文档的存储位置。此外，请遵循本节中适用于翻译文档的任何流程。
管理文档的技巧
以下是我推荐的其他一些东西，可以帮助您管理版本控制过程。
创建文档主列表
创建所有文档的主列表，包括标题、章节号、修订字母、语言和您可能想要搜索的任何其他信息。拥有一个可以搜索和参考的列表将有助于您管理文档和处理文件清单。这将提供文档集的整体视图，您可以参考当前版本并管理语言支持。此外，如果产品中有什么变化，您可以很容易地看到哪些文档可能会受到影响。
记录政策和程序
我建议写下您所有的修订控制政策和程序，供团队遵循。忘记细节是很容易的，尤其是当您新进入一个项目的时候，所以有一个参考是有帮助的。当新作家加入时，这将帮助他们学习这个系统，而不需要花费太多的训练时间。
创建文档报废计划
我还建议为发布的文档建立一个文档淘汰计划和定期审查周期，并将这些纳入您的政策和程序文档中。我们经常忙于关注即将发生的事情，以至于忘记了已经为为顾客们提供的文档。然而，如果您的网站上有过时或错误的内容，它们都会变成一种隐患。顾客可能会抱怨并开始怀疑您提供的信息，这可能最终会伤害顾客忠诚度或劝阻潜在的新顾客，而且还可能产生一定的法律后果。建立并遵循文件废弃计划和审查周期，便可以确保您所掌握的信息是最新的和正确的。
结论
在整个创作过程中，有许多方法可以管理版本控制。记录您的政策和程序将有助于保持一致性。请在我的博客中寻找关于 Adobe FrameMaker 中修订控制功能的文章。
文件翻译
在我的文档修订控制博客文章系列的这一部分，我将描述在整个创作过程中关于修订控制需要考虑的一些事情。我还会给您一些关于版本控制和记录您的策略与程序的额外提示。
在整个创作过程中管理修订控制
在之前的博客文章中，我谈到了版本控制的要素，例如管理文档版本、创建标准文件夹目录结构、跟踪版本之间的变化以及建立零件号和文件命名约定。以下的内容可以让您一瞥如何在整个创作过程中实施这些准则。
启动新项目
如果您要创建新文档或修改现有文档，请遵循您建立的文档部分命名规则和文件命名规则。您还需要设置好文件夹目录结构。
在审核周期中管理文档
在审阅周期中，您不希望审阅者认为文档是最终草稿，并将其保存下来以供重用。为了防止这种情况发生，您需要在文档上创建某种明显的标识符，以反映这份文档是草稿。您可以使用 Adobe Acrobat 添加水印或图章。您也可以使用您的写作工具提供的任何功能。
对于评审者来说，了解修订之间的变化是很有帮助的，这样他们就知道应该关注什么，尤其是如果是一份很长的技术性文档。
您应该在审阅周期内为文档建立一个命名系统，尤其是如果您通常有多个审阅周期。这个步骤很简单，比如可以在文件名中添加 V1、V2 这样或者 1、2、3 等文件版本号。例如：
ABC_ 快速入门 _ 英语 _10036_V1
您还应当创建一个文件目录文件夹来存储草稿。
最终确定并发布文档
确定谁负责保存最终文件以及文件应存放在哪里，并遵循标准章节号和文件命名系统。您还要决定如何处理草稿。
其他人可能需要将文档上传到网站、打印或通过配置管理发布。如果是这样，请确保您与这些人员建立了一个流程，这样在其他文件夹或其他地方就不会有多个版本的文档可用。考虑创建一个核对表，包括所有过程和步骤。
打印纸质副本
如果您为内部团队（如客户服务团队）打印纸质副本，请记录它们所在的位置，并建立一个流程，以便在发布新版本或新文档时更新它们。
提供沟通计划
创建内部和外部沟通计划，让您的客户知道文档已经更新或创建出来了。如果合适的话，对于修订版，要说明有什么变化。
遵循翻译文件的标准程序
如果您翻译文档，请使用文件命名系统并确定主文档的存储位置。此外，请遵循本节中适用于翻译文档的任何流程。
管理文档的技巧
以下是我推荐的其他一些东西，可以帮助您管理版本控制过程。
创建文档主列表
创建所有文档的主列表，包括标题、章节号、修订字母、语言和您可能想要搜索的任何其他信息。拥有一个可以搜索和参考的列表将有助于您管理文档和处理文件清单。这将提供文档集的整体视图，您可以参考当前版本并管理语言支持。此外，如果产品中有什么变化，您可以很容易地看到哪些文档可能会受到影响。
记录政策和程序
我建议写下您所有的修订控制政策和程序，供团队遵循。忘记细节是很容易的，尤其是当您新进入一个项目的时候，所以有一个参考是有帮助的。当新作家加入时，这将帮助他们学习这个系统，而不需要花费太多的训练时间。
创建文档报废计划
我还建议为发布的文档建立一个文档淘汰计划和定期审查周期，并将这些纳入您的政策和程序文档中。我们经常忙于关注即将发生的事情，以至于忘记了已经为为顾客们提供的文档。然而，如果您的网站上有过时或错误的内容，它们都会变成一种隐患。顾客可能会抱怨并开始怀疑您提供的信息，这可能最终会伤害顾客忠诚度或劝阻潜在的新顾客，而且还可能产生一定的法律后果。建立并遵循文件废弃计划和审查周期，便可以确保您所掌握的信息是最新的和正确的。
结论
在整个创作过程中，有许多方法可以管理版本控制。记录您的政策和程序将有助于保持一致性。请在我的博客中寻找关于 Adobe FrameMaker 中修订控制功能的文章。
文件翻译
The End
